楽楽明細とは、請求書、納品書、支払明細などの帳票をWEB上で発行するクラウド型のシステムです。
今まで紙に印刷して手作業で封入をしていた作業が、PCの操作のみで発行できるため、帳票発行で手間のかかる「印刷・封入・発送」作業がゼロになります。
また、人件費や郵送代などのコストが削減できるほか、発送方法もWEBからダウンロードはもちろんのこと、郵送代行やメール添付など、取引先の状況に応じた柔軟な対応が可能です。
今回は電子請求書発行システム「楽楽明細」について、導入のきっかけから実際に導入を決めた背景、運用開始後の導入効果まで当サービスの導入検討メンバーにご紹介いただきます。
楽楽明細を導入するきっかけ
当社が楽楽明細を導入しようとしたきっかけは、経理が毎月1,300件を超える請求書を発行していたからです。
請求書を送るには、請求書発行、印刷、押印、発送先のチェックして封入、発送の５つの工程があり、多いときは請求書の作業で1日が終わるときもありました。
また、封入する時に、別の書類を入れてしまうかもという緊張感がありました。
その作業負担を軽減できないかと検討した結果、楽楽明細にたどりつきました。
当社が考える楽楽明細を導入するメリット
- 請求書が即時に相手に届く
- 請求書発行から相手先に請求書が到着するまで2～3営業日を要していましたが、Web送信であれば即時到着が可能になります。
- 費用削減
- Ｗｅｂ上で請求書を送付するため、封筒代、用紙代、印刷費、郵送費が削減可能です。
- 業務効率化
- 請求書出力～発送チェック、封入にかかる人件費の削減が可能です。
また、紙印刷を行わないので、ミスプリントによる再印刷等も不要になります。
楽楽明細を導入するための準備
- 請求書の発送方法の検討
- 請求書によってWeb送信、郵送代行、当社で発送するものがあり、発送方法の整理に時間がかかりました。
- 請求書発行の変更
- 紙で出力していた請求書をPDFに保存して、データ連携しました。
販売管理システムと楽楽明細をAPIで連携したので、経理の作業は販売管理システムからボタン1つで連携作業は終わりです。 - 得意先マスタの登録
- 販売管理システムから得意先データもAPI連携で取り込みました。
請求書によって、発行方法が違っていたので請求書を連携する直前にAPI連携するようにしました。
楽楽明細を使用してみて
今までの作業が楽楽明細の導入により、月に約50時間削減することができました。
年間では、作業時間（約600時間）と費用(封筒代、郵送費等)で、300万円削減できる見込みです。
始めのうちは、操作や手順になれなくて、戸惑うこともありましたが、導入して半年、封入の作業がなくなったので、誤封入の心配もなく作業の効率化をすることができました。
また請求書の発行作業がPC上でできるようになったので、テレワークにも対応できるようになりました。
当社では、請求書すべてを対応するのではなく、段階的に当社発送からWEB発送や郵送代行に変更しているので、当社発送のままの請求書もまだまだ多く、これからの課題もたくさんありますが、１つ１つの課題を解決して、当社に合った運用にしていきたいと思います。
まとめ
当社では、販売管理システムで作成した帳票をアップロードしていますが、楽楽明細ではCSVデータを取り込み、楽楽明細内で、帳票を作成することも可能です。
今後、インボイス制度や法改正の対応で、帳票レイアウトを変更する場合も簡単に操作できるほか、電帳法保存の対応も可能になります。
当社は楽楽明細の販売パートナーです。
製品導入企業だからこその充実したサポートでお客さまの請求書発行業務の効率化に貢献します。
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