新型コロナウイルスの流行をきっかけに、定着したテレワーク。 働く場所にとらわれず、社員それぞれの状況に合わせた最も効率の良い働き方を選択することができる、社員のワーク・ライフ・バランスが実現できる、といった、テレワークの利点がある一方で、以前にもまして、「いかに業務を効率化し、個人の労働生産性を向上させるか」が重要となってきているように思います。 また、テレワークが拡大していくにつれ、大きな課題となっているのが、紙媒体での書類管理による、業務効率化の低下。テレワークが主流になった現在でも、資料の紙媒体での管理でオフィスへの出社を余儀なくされている企業も散見されます。 当社にもお客様からこんな声をいただくことが増えました。 ・紙媒体での回覧だと、テレワーク中の社員に回覧できない。 ・紙やExcelベースの資料の管理が大変。(保管場所が不明、いくつもファイルを開かないといけない等) ・メールに依存した情報共有を改善したい。 そんな数々の問題を解消し、業務効率を一気に加速させるのがグループウェアです。
グループウェアとは
そもそもグループウェアとは何か。グループウェアとは主に企業などの組織に所属する人々のコミュニケーションを円滑にし、業務効率を向上させることができるソフトウェアのことを意味します。 下図のように、業務をスムーズに遂行するための機能が多く搭載されているのが特徴で、近年ではMicrosoft365や、Google workspaceを始め、様々な種類のグループウェアが登場しており、それぞれの企業にあったグループウェアを選択することが可能となりました。
グループウェア「desknet's NEO」
数多くのグループウェアがある中で、当社が使用しているのはdesknet's NEO(デスクネッツ ネオ)。 desknet's NEOは全国430万人以上のユーザーが使用するグループウェアです。 導入が簡単で、ユーザーからの声を反映した画面と操作性でとても使いやすいことが特徴です。 ITリテラシーの有無を問わず、使用することができます。研修の必要もありません。 27の機能が標準搭載されているため、desknet's NEOだけで幅広い業務を効率化し、社内情報を一か所に集約できます。 当社が使用している機能を一部紹介します。
スケジュール機能
自分や部署メンバーの予定を分かりやすく一目で把握できるカレンダータイプのスケジューラーです。 メンバー間の連携がとりやすくなるほか、リアルタイムのスケジュールが一元管理できるので、紙やExcelでのスケジュール管理が不要になります。
回覧・レポート機能
一斉回覧機能です。紙の回覧と異なり、回覧相手全員に一斉に届くので、途中で止まることがありません。 また、相手が確認したかがシステム内に保存されるので、テレワークの環境でも確実に情報共有できます。 メールに依存した情報共有を改善することにも役立ちます。
文書管理
文書を一元管理し、共有する機能です。 フォルダーやファイルへのアクセス権設定や世代管理によって、効率的に文書ファイルを管理することができます。 参照したいファイルを探す時間を削減することができ、資料管理の手間を減らすことができます。
業務アプリ作成ツール「AppSuite」
AppSuite(アップスイート)はdesknet's NEO上で動作する、独自アプリを作成するツールです。(オプション機能となります。) 紙やExcel主体で行われている業務をアプリ化することで、業務のスピードアップや管理の手間を省くことができます。 当社でも紙で運用していた休暇関係の書類をアプリ化しました。押印の手間を省き、ペーパーレス化を実現したことで、業務効率化に成功しました。
グループウェアは上記のような、業務効率化の推進以外にも、書類の紛失や災害時のリスク対策等にも活用できます。 IT技術が進む現代で、このようなシステムの導入の有無で企業の間には大きな差が生まれます。業務効率の向上はもちろん、他社と比べたアドバンテージを得るためにも、本システムの導入をぜひ検討してみませんか？ 製品デモや導入のご相談も承りますので、お気軽に当社へお問い合わせください。