新型コロナウイルスの感染症が拡大し、テレワークが普及したことで、当社では契約書類押印のための出社が課題となっていました。この課題を解決すべく、他社製品との比較検討を重ねた結果、2023年2月より全社導入したのが電子契約サービス「WAN-Sign」。
本ブログでは、当サービスを導入した理由やその期待効果をご紹介します。
そもそも電子契約とは
電子契約とは、紙の契約書に印鑑を押印していた従来に代わり、電子文書に電子署名することで締結する契約です。書類の受信者は電子契約サービスに加入する必要もありません。
電子契約には、主に以下３つのメリットがあります。
- 契約締結コストの削減（印紙税・送料）
電子契約の場合、印紙が不要となるため、印紙代を削減することが可能です。
ほかにも、郵送代や封筒、インク代などを削減することができます。 - 締結業務の効率化／スピードアップ
書面契約に比べ、電子契約の場合は双方が電子的に契約業務を進めるため、業務効率を大幅に向上させることが可能です。 - コンプライアンス・内部統制の強化
契約書を電子保管することで、高いセキュリティを実現でき、改ざんや紛失のリスクが減少します。万が一データを紛失しても復元することも可能です。
電子署名には法的効力はある？
電子署名とは電子署名法で認められた電子サインを指します。
同法では厳格な要件を満たした電子署名を付した電子文書については、印鑑を押した紙の契約書と同様、信用性や正当性を担保していると見なされており、また、法的な効力を認めています。
当社が「WAN-Sign」を導入した理由
複数の電子契約サービスを比較検討しましたが、最終的には「WAN-Sign」の以下3点の特徴が決め手となり、当サービスを本格導入することとなりました。
- 当社の運用で必要となる多数の機能が標準機能として実装されている。
・文書管理機能
業務効率化の向上を目的とし、電子契約締結文書だけではなく、文書の一元管理機能が求められていました。
・フォルダ管理
所属部署毎にフォルダを作成したい、人事情報のような機微情報は特定者にのみアクセス権限を与えたいなど、多数の要望にも対応できる管理機能が必要でした。
・ワークフロー機能
当社はｅメール送信時には誤送信防止のために担当者によるチェックを必須としています。
WAN-Signもｅメール送信によって署名依頼等を行うため、同様のチェック機能が必須でした。 - ガバナンス要求の強い企業向け製品のため、金融機関に多く導入されている。（約140社）
- 実印版・認印版の2種類の署名方法が用意されているため、契約重要度により署名方法を都度選択できる。
日本国内では、立会人型電子署名（認印版）のみのサービスが多いですが、米国では署名者の本人性を証明できずに敗訴する判例も出ており、厳格な本人確認をもとに本人証明が可能な当事者型電子署名（実印版）が今後必要になると考えました。
導入後の期待効果
「WAN-Sign」は電子帳簿保存法に対応しており、他サービスの締結文書も登録可能なため、すべての文書を一元管理できるようになりました。さらに、代理店契約時に支払っていた4,000円の印紙代以外にも、多数の契約時に発生していた印紙代も0円に。
年間の費用については、印紙を必要とする主な契約書をすべて電子契約化した場合、当社では約96万円削減できる見込みです。
運用開始してまだ間もないですが、業務効率化やペーパレス、テレワーク勤務のさらなる推進が期待されています。
当社は電子契約サービス「WAN-Sign」の販売パートナーです。
製品導入企業だからこその充実したサポートで、お客さまの課題を解決します。
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